Bukan Event Organizer, Tapi Ditunjuk Buat Urus Acara? Read This!

Hai, hai, hai!
Setelah tidak nge-post selama sebulan, akhirnya saya kembali! Kali ini, aku akan berbagi beberapa tips untuk kamu yang ditunjuk buat mengurus suatu acara namun kamu sendiri bukan seorang event organizer.

Kamu bukan Event Organizer? Enggak masalah kok!

Pengalaman membuktikan bahwa meskipun kamu bukan seseorang yang pekerjaannya atau latar belakang pendidikannya berkaitan dengan mengelola suatu acara, kamu tetap bisa menyusun dan mengelola acara kamu sendiri. Memang, lebih bagus kalau suatu acara diurus oleh seorang event organizer atau singkatnya EO. Tapi, kalau budget kamu enggak banyak, gimana dong?

Aku sendiri bukan seorang EO. Tapi berkat pengalaman berorganisasi dan kepanitiaan, aku belajar sendiri bagaimana cara mengurus suatu acara. Pada awalnya, aku dibantu oleh mereka yang lebih berpengalaman namun mereka juga bukan EO. Pada event-event berikutnya, akulah yang memimpin divisi ini. Keseringan mengurus acara kadang membuatku merasa ingin sekali berhenti menjadi panitia dan ingin hanya menjadi peserta. Akan tetapi, aku akan kehilangan sebuah kesempatan yang tidak akan pernah datang dua kali. Bikin acara kan enggak mungkin berkali-kali dengan isi acara yang sama dan kesannya bisa sama persis. Justru, aku bersyukur bisa diberikan kesempatan jadi 'EO amatir'. Hihihi...

Di zaman sekarang, kita dapat dengan mudah mempelajari bagaimana mengurus acara hanya dengan mencari tips melalui mbah Google.

Belum berpengalaman, takut gagal nih!

Pertama kali menjadi ketua divisi acara, aku mengalami sebuah pengalaman tidak baik dan tidak mengenakkan, yang dikenal dengan sebutan kegagalan. Dan aku kecewa terhadap diri sendiri. Kenapa sih tidak bisa mengurus acara dengan baik? Kenapa sih enggak terpikirkan dari awal kalo beginian bisa terjadi? Kok bisa gitu sih? Kesal, pasti. Kecewa, sangat. Tapi, apakah karena gagal, lalu harus mundur dan memutuskan untuk tidak pernah berpartisipasi dalam divisi acara lagi?

Pertanyaan-pertanyaan seperti itu akan memenuhi pikiran. Tapi jangan khawatir. Tanpa kegagalan, kita tidak tahu apa yang kita lewatkan. Tanpa kegagalan, kita tidak tahu apa yang seharusnya kita lakukan untuk membuatnya lebih baik. Jadi, berterima kasihlah pada kegagalan. Karenanya, event berikutnya bisa lebih baik.

Kegagalan pasti ada di setiap acara. Maka, belajarlah dari mereka yang sudah berpengalaman. Tanyakan pada mereka, apa yang kurang saat mereka mengurus acara dan apa yang sebaiknya dilakukan agar acara bisa berjalan dengan baik.

Pikirkan jika kamu menjadi peserta/hadirin dari acara kamu

Ini perlu dipikirkan dan dibayangkan.

Bayangkan bila kamu berada di posisi peserta atau hadirin acara yang kamu bikin, apa yang kamu rasakan? Apakah kamu merasa nyaman dan tertarik dengan acara itu? Atau malah sebaliknya, membosankan dan membuang-buang waktu?

Jangan lupa, baik acara besar maupun sederhana, harus ada yang namanya gladi. Ini cukup untuk memberikan gambaran bagaimana kita melayani peserta atau hadirin dan bagaimana acara kita akan berlangsung.

Rencanakan juga Plan B

Jika rencana utama tidak berjalan dengan baik, maka harus dilakukan rencana cadangan. Rencana cadangan ini sebenarnya lebih ke bagaimana kita bisa mengatur acara saat rencana utama kita sedang terhambat. Misalnya, bintang tamu atau pembicara belum datang sementara waktunya sudah tiba. Rencana cadangan yang bisa kamu buat adalah mengisi kekosongan dengan hal-hal sederhana seperti memberikan jokes atau dengan menggeser sedikit susunan acaranya.

Pastikan jangan sampai terjadi kekosongan atau garing. Ini bisa buat orang-orang berpikir persiapan acara yang kita buat belum matang.

Evaluasi acara

Jika kamu sudah pernah mengurus suatu acara, dan kali ini ditunjuk lagi untuk memegang posisi tersebut, maka pikirkanlah apa yang kurang dari acara sebelumnya.

Evaluasi acara adalah penting. Aku selalu mengevaluasi acara dengan mencatatnya di buku catatan kecil yang selalu kubawa. Bukan hanya kegagalan, tapi apa yang membuatnya sempurna juga ditulis. Pada bagian kekurangan, sertakan juga apa yang seharusnya dilakukan supaya tidak terjadi kekurangan itu. Bila sewaktu-waktu diperlukan, data evaluasi selalu ada. Bukan hanya berguna untuk kita sendiri, tapi berguna untuk orang lain yang masih newbie dalam mengurus acara.

Pada akhirnya, ...

Berpikir optimis dan realistis. Sertakan doa. Kekompakan tim juga penting. Pastikan persiapannya benar-benar 'matang' dan ready. Beritahu pada pengisi acara untuk hadir satu jam sebelum acara dimulai. Ingat, belajarlah dari orang lain. Jangan malu untuk bertanya dan berdiskusi. Jadilah terbuka terhadap masukan dan kritikan.

Dan pada akhirnya, ini mengakhiri posting kali ini. Semoga membantu!